Mieten oder Kaufen von Laborgeräten: Eine strategische Übersicht für Startups

Bevor wir auch nur einen Knopf oder eine Pipette berühren, müssen wir über die Buchhaltung sprechen. In den Chefetagen von Biotech-Startups und unabhängigen Testlaboren dreht sich alles um den Kampf zwischen Investitionsausgaben (CapEx) und Betriebsausgaben (OpEx).

Der Kauf von Geräten ist eine Investitionsausgabe. Ihre Barreserven werden sofort stark belastet. Sie sind zwar Eigentümer des Geräts, tragen aber auch die Verantwortung für die Abschreibung, die Wartungsverträge und das Risiko der Veralterung. Wenn das 100.000-Dollar-Elektronenmikroskop in drei Jahren veraltet ist, müssen Sie diesen Verlust selbst tragen.

Die Miete von Laborgeräten verlagert diese Kosten in die Betriebsausgaben. Sie zahlen eine monatliche Gebühr, die oft Wartungs- und Kalibrierungsleistungen beinhaltet. So bleibt Ihr liquides Kapital für das Wesentliche verfügbar: Fachkräfte, Reagenzien und die langfristige Finanzierung.

Die Berechnung der Burn-Rate

Wenn ich neue Labore berate, bitte ich sie, ihre Kosten pro Test zu berechnen. Wenn Sie einen Thermocycler für 50.000 US-Dollar kaufen, ihn aber nur zweimal pro Woche betreiben, sind Ihre Kosten pro Test astronomisch. Wenn Sie ihn für ein sechsmonatiges Projekt leasen, entsprechen Ihre Kosten Ihren Einnahmen oder der Auszahlung von Fördermitteln.

Wichtiger finanzieller Vergleich:

| Merkmale | Kauf (Investitionskosten) | Miete/Leasing (Betriebskosten) |

| :--- | :--- | :--- |

| Anschaffungskosten | Hoch (100 % des Wertes) | Niedrig (Erster/Letzter Monat) |

| Wartung | Verantwortung des Eigentümers | Oft im Mietvertrag enthalten |

| Steuerliche Auswirkungen | Abschreibung über Jahre | 100 % als Betriebsausgabe abzugsfähig |

Veralterung | Hohes Risiko | Geringes Risiko (Rückgabe und Upgrade) |

Anlagenwert | Erhöht das Eigenkapital | Kein Eigenkapital, reiner Aufwand |

Für ein Startup-Budget ist die Sicherung des Cashflows meist wichtiger als der Vermögensaufbau. Mieten ermöglicht es Ihnen, über Ihre Verhältnisse zu leben und Zugang zu hochwertiger Ausrüstung zu erhalten, die Sie sich sonst niemals leisten könnten.

Kommen wir nun zu den technischen Details. Die größte Sorge bei gebrauchten Laborgeräten oder Mietgeräten ist die Zuverlässigkeit. Ist die Säule im Gaschromatographen (GC) verunreinigt? Ist die Kraftmessdose an der Instron-Zugprüfmaschine tatsächlich kalibriert oder dient der Aufkleber nur der Zierde?

Praktisch gesehen hängt die Leistung von Mietgeräten vollständig vom Aufbereitungsverfahren des Anbieters ab. Ich habe kürzlich den Mietprozess für einen Kunden geprüft, der einen Spektralanalysator benötigte. Wir verglichen ein Mietgerät mit einem fabrikneuen Gerät.

Der Kalibrierungsfaktor

In meinen Tests haben erstklassige Vermietungsfirmen (die Sie bevorzugen sollten) vor dem Versand OEM-zertifizierte Kalibrierungszertifikate bereitgestellt. Nach Erhalt des Mietgeräts habe ich als Erstes eine Überprüfung mit einem Standardreferenzmaterial (SRM) durchgeführt.

• Das Ergebnis: Das Mietgerät wies eine Abweichung von maximal 0,5 % zum Neugerät auf. Für 99 % der Anwendungen ist dies vernachlässigbar.

• Warnung: Dies gilt nur, wenn der Vermieter die Geräte wartet. Ich habe schon erlebt, dass Billiganbieter Geräte mit beschädigten Netzkabeln und fehlerhaften Sensoren verschickt haben.

Dr. Thornes Regel: Unterschreiben Sie niemals einen Mietvertrag ohne 48-stündige Annahmefrist. Sie brauchen Zeit, um Ihre eigenen Standards zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Maschine Ihren Anforderungen entspricht, nicht nur den des Vermieters.

Hier schalte ich meine Rolle als Buchhalter ab und schlüpfe in die Rolle des Arbeitsmediziners. Sicherheit hat oberste Priorität. Beim Kauf eines Neugeräts ist die Vorgeschichte bekannt: einwandfrei. Bei der Miete hingegen übernimmt man die Vorgeschichte aller Labore, die das Gerät vor einem benutzt haben.

Kontaminationsrisiko

Ich habe einmal ein Labor daran gehindert, eine Sicherheitswerkbank (BSC) zu mieten, weil der Vermieter kein Dekontaminationszertifikat vorlegen konnte. Niemand möchte versehentlich seine Mitarbeiter Rückständen aus der Virusforschung oder toxikologischen Studie eines vorherigen Nutzers aussetzen.

Obligatorische Sicherheitscheckliste für Mietgeräte:

1. Dekontaminationszertifikat: Muss unterschrieben und datiert sein. Achten Sie auf genaue Angaben (z. B. „Dekontamination mit verdampftem Wasserstoffperoxid“).

2. Prüfung der elektrischen Sicherheit: Achten Sie auf gültige Prüfplaketten (PAT-Prüfung in Großbritannien, UL-Zertifizierung in den USA). Beschädigte Kabel an gemieteten Hochspannungsnetzteilen stellen eine Brandgefahr dar.

3. Chemische Rückstände: Bei Pumpen und Flüssigkeitshandhabungsgeräten sollten Sie unbedingt das Spülprotokoll erfragen. Wurden vom Vornutzer starke Säuren verwendet und vom Vermieter lediglich mit Wasser gespült, können die internen Dichtungen beschädigt sein.

Bei gemieteten wissenschaftlichen Instrumenten, die mit Flüssigkeiten oder biologischen Substanzen arbeiten, ist eine sorgfältige Überprüfung unerlässlich. Sollte der Vermieter keine genauen Angaben zum vorherigen Einsatzort des Geräts machen, ist vom Kauf abzuraten.

Nicht alles sollte gemietet werden. Glaswaren mietet man nicht, und auch die Geräte, die man täglich nutzt – also rund um die Uhr –, sollte man generell nicht mieten. Mieten ist ein strategisches Instrument für bestimmte Anwendungsfälle.

Szenario A: Der Machbarkeitsnachweis (Proof of Concept, POC)

Sie sind ein Startup und entwickeln ein neues Polymer. Sie benötigen ein Rheometer, um die Viskosität zu testen. Ein gutes Gerät kostet 80.000 US-Dollar. Kaufen Sie es? Nein. Sie mieten es für drei Monate. Wenn das Polymer die Tests nicht besteht, geben Sie das Gerät zurück und verlieren nur 5.000 US-Dollar statt 80.000 US-Dollar. Wenn das Polymer die Tests besteht, nutzen Sie die Daten, um die nötigen Mittel für den Kauf des Geräts einzuwerben.

Szenario B: Die Kapazitätserweiterung

Ich leitete ein Labor während einer Phase erhöhter regulatorischer Anforderungen, in der wir unseren Testdurchsatz für sechs Wochen verdreifachen mussten. Der Kauf weiterer HPLC-Geräte wäre unklug gewesen, da diese anschließend ungenutzt herumgestanden hätten. Wir mieteten zwei Geräte, validierten sie, führten die Kapazitätserweiterung durch und schickten sie zurück. Dies ist klassisches Management analytischer Instrumente.

Szenario C: Das Warten

Lieferketten sind fragil. Die Lieferzeiten für neue Geräte können mitunter 6 bis 9 Monate betragen. Mit Übergangslösungen können Sie sofort mit der Arbeit beginnen, während Sie auf die Lieferung Ihrer endgültigen Investitionsgüter warten.

Je nach Marktverfügbarkeit und Wartungsaufwand eignen sich manche Kategorien besser für die Miete als andere.

Beste Mietkandidaten:

• Chromatographie (HPLC/GC): Hohe Kosten, hoher Wartungsaufwand. Die Miete beinhaltet oft einen Servicevertrag, was einen großen Mehrwert darstellt.

• Spektroskopie (FTIR, Massenspektrometrie): Dies sind teure Investitionsgüter. Ideal für kurzfristige Projekte.

• Klimakammern: Diese benötigen Platz und werden oft nur für bestimmte Stabilitätsprüfungen benötigt.

Mieten vermeiden (idealerweise kaufen):

• Inkubatoren/Öfen: Im Allgemeinen niedrigere Kosten, aber hohes Risiko biologischer Kreuzkontamination. Interne Lüfter/Kanäle lassen sich nur schwer vollständig sterilisieren.

• Standardwaagen: Die Kosten für Versand und Neukalibrierung einer empfindlichen Analysenwaage übersteigen oft die Einsparungen bei der Miete. Kaufen Sie lieber eine vernünftige Waage.

• Glaswaren/Verbrauchsmaterialien: Diese Artikel können Sie selbstverständlich nur kaufen.

Wenn Sie nach gebrauchten Laborgeräten oder Mietgeräten suchen, konzentrieren Sie sich auf die teuren und wartungsintensiven Artikel, bei denen die Erfahrung des Anbieters in der Instandhaltung den Wert der Transaktion steigert.

Zum Abschluss dieser Rezension möchte ich Ihnen die Fragen vorstellen, die ich bei der Auswahl eines Mietanbieters anwende. Denken Sie daran: Sie sind der Kunde, und in dieser Branche ist Vertrauen das A und O.

1. „Wie schnell reagieren Sie bei einer Störung?“ Wenn ich ein Gerät miete, um einen Termin einzuhalten, kann ich mir keine zweiwöchige Ausfallzeit leisten. Gute Anbieter bieten eine 48-Stunden-Ersatzlieferung oder eine Reparatur vor Ort an.

2. „Kann ich das Wartungsprotokoll einsehen?“ Fragen Sie nicht nur nach der aktuellen Kalibrierung. Fragen Sie nach der Historie. Ist das Gerät im letzten Jahr dreimal ausgefallen? Wenn ja, ist es ein Montagsgerät. Mieten Sie es nicht.

3. „Wie handhaben Sie die Softwarelizenzierung?“ Das ist eine typische Falle. Sie mieten die Hardware, aber die Softwarelizenz ist nicht übertragbar oder erfordert einen separaten Dongle, der extra kostet. Stellen Sie sicher, dass der Mietpreis die vollständige Software-Suite beinhaltet, die Sie zur Analyse Ihrer Daten benötigen.

4. „Wie sind die Versandbedingungen?“ Wissenschaftliche Instrumente sind schwer und empfindlich. Wer übernimmt die Kosten für Verpackung und Transport? Das kann die Rechnung um Tausende erhöhen, wenn man nicht aufpasst.