Location ou achat de matériel de laboratoire : une analyse stratégique pour les startups

Avant même de toucher à un seul cadran ou une pipette, il est essentiel d'aborder la question des finances. Dans les conseils d'administration des startups de biotechnologie et des laboratoires d'analyse indépendants, le débat porte toujours sur l'équilibre entre les dépenses d'investissement (CapEx) et les dépenses opérationnelles (OpEx).

L'achat d'équipement représente une dépense d'investissement (CapEx). Il impacte fortement et immédiatement votre trésorerie. Vous êtes propriétaire du bien, mais vous supportez également son amortissement, les contrats de maintenance et le risque d'obsolescence. Si ce microscope électronique à 100 000 $ devient obsolète au bout de trois ans, vous devrez absorber cette perte.

La location de matériel de laboratoire transfère ces dépenses vers les OpEx. Vous payez un forfait mensuel, qui inclut souvent la maintenance et l'étalonnage. Votre trésorerie reste ainsi disponible pour ce qui compte vraiment : les talents, les réactifs et votre marge de manœuvre financière.

Calcul du taux de consommation de trésorerie

Lorsque je conseille de nouveaux laboratoires, je leur demande de calculer leur « coût par test ». Si vous achetez un thermocycleur à 50 000 $ mais ne l'utilisez que deux fois par semaine, le coût par test devient exorbitant. En revanche, si vous le louez pour un projet de six mois, votre coût est aligné sur vos revenus ou sur le montant de la subvention perçue.

Comparaison financière clé :

| Caractéristique | Achat (CapEx) | Location (OpEx) |

| :--- | :--- | :--- |

| Coût initial | Élevé (100 % de la valeur) | Faible (Premier/Dernier mois) |

| Maintenance | À la charge du propriétaire | Souvent incluse dans le contrat de location |

| Impact fiscal | Amortissement sur plusieurs années | Déductible à 100 % comme frais d'exploitation |

| Obsolescence | Risque élevé | Risque faible (retour et mise à niveau) |

| Valeur de l'actif | Augmente les capitaux propres | Aucune augmentation de capital, dépense pure |

Pour un budget de démarrage, préserver sa trésorerie est généralement plus crucial que constituer un patrimoine. La location permet d'accéder à des équipements haut de gamme, inaccessibles à l'achat direct.

Entrons dans le vif du sujet. La principale crainte concernant le matériel de laboratoire d'occasion ou de location est sa fiabilité. La colonne de ce chromatographe en phase gazeuse est-elle contaminée ? Le capteur de force de cette machine d'essai de traction Instron est-il réellement calibré, ou l'étiquette n'est-elle qu'un leurre ?

Concrètement, les performances du matériel loué dépendent entièrement du protocole de remise à neuf du fournisseur. J'ai récemment audité un processus de location pour un client ayant besoin d'un analyseur spectral. Nous avons comparé un appareil loué à un appareil neuf.

Le facteur étalonnage

Lors de mes tests, les agences de location les plus performantes (celles que vous devriez privilégier) fournissent des certificats d'étalonnage certifiés par le fabricant avant l'expédition. Dès réception de l'appareil loué, ma première action a été de réaliser un contrôle avec un matériau de référence certifié (MRC).

• Résultat : L'appareil loué présentait un écart de moins de 0,5 % par rapport à l'appareil neuf. Pour 99 % des applications, cet écart est négligeable.

• Avertissement : Ceci n’est valable que si le fournisseur assure l’entretien du matériel. J’ai vu des sociétés de location à bas prix livrer du matériel avec des câbles d’alimentation usés et des capteurs défectueux.

Règle du Dr Thorne : Ne signez jamais un contrat de location qui n’inclut pas une période d’essai de 48 heures. Vous avez besoin de temps pour vérifier que la machine répond à vos exigences, et non pas seulement aux leurs.

C’est là que je troque ma casquette de comptable contre celle d’hygiéniste industriel. La sécurité est primordiale. Quand on achète du neuf, on connaît l’historique de la machine : il est vierge. Quand on loue, on hérite de l’historique de tous les laboratoires qui l’ont utilisée avant nous.

Le vecteur de contamination

J’ai déjà empêché un laboratoire de louer une enceinte de sécurité biologique (ESB) car la société de location ne pouvait pas fournir de certificat de décontamination. Vous ne voulez surtout pas être le laboratoire qui expose accidentellement son personnel à des résidus de recherches virales ou d’études toxicologiques menées par un utilisateur précédent.

Liste de contrôle de sécurité obligatoire pour les locations :

1. Certificat de décontamination : Il doit être signé et daté. Vérifiez les mentions spécifiques (par exemple : « Décontaminé au peroxyde d’hydrogène vaporisé »).

2. Contrôle de sécurité électrique : Vérifiez la présence d’étiquettes de contrôle valides (tests PAT au Royaume-Uni, certifications UL aux États-Unis). Les fils électriques dénudés d'une alimentation haute tension louée présentent un risque d'incendie.

3. Résidus chimiques : Pour les pompes et les systèmes de manipulation de liquides, exigez de connaître le protocole de rinçage. Si l'utilisateur précédent a utilisé des acides forts et que la société de location s'est contentée d'un rinçage à l'eau, les joints internes peuvent être endommagés.

Si vous louez des instruments scientifiques manipulant des fluides ou des produits biologiques, le processus de vérification doit être rigoureux. Si le fournisseur reste vague quant au dernier lieu d'utilisation de la machine, refusez la location.

Tout ne doit pas être loué. On ne loue pas de verrerie, et il est généralement déconseillé de louer son matériel principal, celui qu'on utilise 24 h/24 et 7 j/7. La location est un outil stratégique pour des situations spécifiques.

Scénario A : Preuve de concept (POC)

Vous êtes une start-up qui développe un nouveau polymère. Vous avez besoin d'un rhéomètre pour tester sa viscosité. Un bon modèle coûte 80 000 $. L'achetez-vous ? Non. Vous le louez pendant trois mois. Si le polymère ne satisfait pas aux tests, vous retournez l'appareil et vous perdez 5 000 $ au lieu de 80 000 $. Si le polymère réussit les tests, vous utilisez les données pour lever des fonds et acheter l'appareil.

Scénario B : Augmentation de capacité

J'ai dirigé un laboratoire pendant une période de forte demande réglementaire où nous avons dû tripler notre capacité de tests pendant six semaines. Acheter davantage d'unités HPLC aurait été une erreur, car elles seraient restées inutilisées ensuite. Nous avons loué deux unités, les avons validées, effectué la phase de forte augmentation de la demande, puis les avons retournées. Il s'agit d'une gestion classique des instruments d'analyse.

Scénario C : L'attente

Les chaînes d'approvisionnement sont fragiles. Les délais de livraison de nouveaux équipements peuvent parfois atteindre 6 à 9 mois. La location de matériel transitoire vous permet de démarrer immédiatement vos activités en attendant la livraison de votre équipement définitif.

En fonction de la disponibilité sur le marché et de la complexité de la maintenance, certaines catégories d'équipements sont plus adaptées à la location que d'autres.

Meilleurs candidats pour la location :

• Chromatographie (HPLC/GC) : Coût et maintenance élevés. La location inclut souvent le contrat de service, ce qui représente un avantage considérable.

• Spectroscopie (FTIR, spectrométrie de masse) : Investissements importants. Idéal pour les projets de courte durée.

• Hauts climatiques : Encombrants, ils ne sont souvent nécessaires que pour des tests de stabilité de durée spécifique.

À éviter (achat idéal) :

• Incubateurs/Fours : Coût généralement plus faible, mais risque élevé de contamination croisée biologique. Difficulté à stériliser complètement les ventilateurs et conduits internes.

• Balances de base : Les frais d'expédition et de réétalonnage d'une balance analytique de précision dépassent souvent les économies réalisées grâce à la location. Mieux vaut acheter une balance de qualité.

• Verrerie/Consommables : Ces articles doivent impérativement être achetés.

Lors de la recherche de matériel de laboratoire d'occasion ou de locations, concentrez-vous sur les articles coûteux et nécessitant un entretien important, pour lesquels l'expertise du vendeur en matière de maintenance représente une valeur ajoutée à la transaction.

Pour conclure cet avis, je souhaite vous présenter les techniques d'interrogation que j'utilise pour évaluer un prestataire de location. N'oubliez pas que vous êtes le client et que, dans ce secteur, la confiance est primordiale.

1. « Quel est votre délai d'intervention en cas de panne ? » Si je loue un instrument pour respecter une échéance, je ne peux pas me permettre deux semaines d'indisponibilité. Les bons prestataires offrent une garantie de remplacement sous 48 heures ou une réparation sur site.

2. « Puis-je consulter l'historique de maintenance ? » Ne vous contentez pas de demander l'étalonnage actuel. Demandez l'historique complet. Cet appareil est-il tombé en panne trois fois l'année dernière ? Si oui, c'est un appareil défectueux. Ne le louez pas.

3. « Comment gérez-vous les licences logicielles ? » C'est un piège courant. Vous louez le matériel, mais la licence logicielle est non transférable ou nécessite une clé de protection supplémentaire. Assurez-vous que le prix de la location inclut la suite logicielle complète nécessaire à l'analyse de vos données.

4. « Quelles sont les conditions d'expédition ? » Les instruments scientifiques sont lourds et fragiles. Qui prend en charge les frais d'emballage et de transport ? Cela peut faire grimper la facture de plusieurs milliers d'euros si l'on n'y prend pas garde.